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【青道觀點】從開會瞌睡到會議體驗

2019年07月02日    來源:    作者:王青道    圍觀:178次       
  在百度上搜索“開會瞌睡”的圖片,你會看到各式各樣的開會打瞌睡的照片,既有普通人,也有領導人;既有中國人,也有外國人;既有會議中的個別人,也有會議中的多數人。再搜索“開會為什么打瞌睡”相關內容,你會發現答案主要有兩個:一是會議內容不好,或者內容與聽者無關;另一個就是聽者自己有問題,包括疲勞、生病等。
  你可能沒有想過,開會打瞌睡還可能與別的因素有關。最近《參考消息》刊登了一篇文章,題目是“開會瞌睡或因二氧化碳濃度高”。美國專家對會議中二氧化碳的濃度進行了測量,發現會議室內二氧化碳的濃度峰值遠遠高于美國供暖、制冷與空氣調節工程師協會建議的最高室內水平——1000-1200ppm。研究人員發現,發言環節開始后,房間內的二氧化碳濃度迅速上升。濃度在發言開始后1個小時左右達到接近1700ppm的峰值,與會者中場休息開門開窗通風后,濃度大幅下降。專家的結論是,這樣高的二氧化碳濃度,足以讓人們昏昏欲睡,無精打采。
  這就要說到“體驗”問題。過去,我們在總結事情沒有做好的原因時,往往比較主觀。比如,有一個案例,一個操作工在崗位上經常出錯,領導認為是操作工不用心,可后來連續更換操作工,情況也沒有好轉。最后體驗專家找到了問題的根源:操作面板設計有問題,不符合人類大腦的思維習慣,按此操作,人們很容易疲勞,并因此犯錯。結果是,體驗專家重新設計了操作面板,這類錯誤之后基本消除。
  體驗用到會議領域就是“會議體驗”。隨著中國社會經濟的快速發展和消費能力的不斷提升,會議正在由“任務時代”走向“體驗時代”。在這個新的發展階段里,會議組織者、會議策劃人將越來越重視人們的參會體驗,道理很簡單——一旦人們的會議體驗不好,會議組織方在會議上的投資回報率就會降低。如果一個會議的體驗很好,會議現場的氣氛就有可能因此變得積極而熱烈。反之,如果人們感覺不舒服,就可能提不起精神,會議現場的氣氛就很可能變得死氣沉沉。
  當然,要把一個會議的體驗設計到位并不是一件很容易的事情。從體驗學的角度分析,會議參與者與會議之間的互動環節非常多,而每一個環節都需要單獨拆分出來,進行研究分析,并制定出相應的解決方案。這個說起來有些復雜,那么我們就縮小范圍,先從體驗的角度簡要分析一下影響“開會打瞌睡”的主要因素:
  一,內容。會議內容,包括主題、議題、演講人、研究報告等,是影響參會者體驗的主要因素之一。學習新知識、掌握新動態、了解新趨勢、發現新市場等,是人們參加會議的主要訴求。從某種意義上說,把會議內容做好,是創造良好會議體驗的基礎工作;
  二,形式。所謂會議形式,就是如何將內容表達出來,讓參會者更好理解、掌握。也就是說,好的內容只有用好的形式來表達,這些內容才會真正發揮作用。比如,一個知名專家在會上講了一個很好的話題,可他的演講沉悶、呆板,大家的會議體驗就很不好。避免簡單地讀稿子,多用圖片、音頻、視頻等多媒體方式,積極與參與者互動等,都是提升會議體驗的有效方法。
  三,視聽、燈光、溫度、二氧化碳濃度等。在這些體驗要素中,視聽排在最前面。試想,面臨昏暗的投影儀、失真且含混不清的麥克,再好的內容、再先進的表現方式,都不可能改變人們對于本次會議體驗的差評。與此同時,過亮或過暗的燈光、過高或過低的室溫、超量的二氧化碳濃度等,都會不同程度地影響人們的感受,進而影響整個會議的效果。
  四,會議室布置與設計。有人認為,會議空間越大越好,層高越高越好。實際上,這種認識是不準確的。從體驗角度講,在會議空間的布置與設計方面,有幾個可以參照的原則:一是空間大小要適度緊湊,這樣便于講者與聽者互動,使聽者易于集中注意力;二是會議室盡可能選擇方形,或者橫向使用長方形會議室,目的是盡可能拉近講者與所有聽者之間的空間距離;三是如果空間過大,要設法將聽者集中到舞臺附近,而不是把所有空間都占滿;四是對于超大型會議,要增加LED屏幕、音箱數量等,以盡可能減少由于空間過大而帶來的視聽體驗下降方面的麻煩。
  當然,影響參會者是否會在會議室打瞌睡的因素還有很多,比如桌子、椅子的高矮與形狀,投影儀或LED的高矮、大小,以及會議的流程與節奏設計等。實際上,會議體驗時代,就是會議運營管理及服務擺脫“主觀化”進入“科學化”的時代。從這個意義上說,如果參會者對于一個會議不滿意,我們差不多都可以從體驗科學的角度找到答案。
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《會議》總第79期

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