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【青道觀點】如何評價一個會議是否值得參加?

2019年06月27日    來源:    作者:王青道    圍觀:232次       
?  上次到上海參加活動,一個朋友說,選擇參加行業會議太難了,選不對的話,時間浪費了不說,還會有點上當的感覺。能不能對行業會議做一個評分,為人們做選擇提供參考?我說,這有點難,因為不同會議關注的點不一樣,不同參會者對于同一個會議的評價可能有很大差異。如果沒有統一標準,那么能不能提供一些判斷的參考依據?
  可以肯定的是,發達國家這類問題已基本解決。上次到德國,席間聽一個德國人抱怨來中國參加會議“上當”的事情。作為中國人,我聽了之后覺得很不舒服,可我明白他講的事情應該是真的。在德國人看來,會議是一件很嚴肅的事情,怎么能說的跟做的不一樣呢?
  歐美發達國家的會議市場已經比較成熟,幾乎所有行業或專業領域里的會議、展覽及活動都已經品牌化,企業或個人選擇參加類似的會議可以說是簡單、清晰,失誤的可能性很小。在這種市場環境下,企業或個人可以提早一年制定參會參展計劃,到時候按要求參加就可以了。而且,參會效果也跟預期出入不大。有人會說,歐美就沒有新創立的會議嗎?當然有,不過“全新”的可能性極小,因為沒有人會信任一個缺乏出處的東西,包括會議。所謂“新”會議,只不過是已有品牌機構、品牌會議及活動的一個“新”的延伸罷了。

  我們國家就不同了,社會經濟才有了一些進展,會議市場也在逐步完善當中。在這一階段,會議品牌化進程剛剛開始,會議市場魚目混珠實屬正常。這就給企業、個人選擇會議增加了難度。不過,對于會議市場的“亂象”,我們也要客觀分析,不能一概而論。目前的行業及專業會議市場,可以大致分為以下三個方面:

01、品牌性會議
  所謂“品牌性會議”,主要包括兩個方面,一個是已經舉辦了3-5屆,主要支撐要素比較穩定;另一個就是知名機構舉辦的會議。這類會議之前可能沒有舉辦過,但其主辦機構則是值得信賴的“品牌”。比如國家各個部委、知名行業組織、知名企業及個人等。一般而言,尤其在會議市場發展初期的中國,這類會議還是值得去嘗試的。
  從目前中國會議市場發展情況分析,品牌性會議已經成為主流。不過需要提醒的是,會議市場發展初期的品牌會議,與發達國家經歷過數十年甚至上百年錘煉的品牌會議,還是有很大距離的。

02、拼湊性會議
這類會議是會議市場上質量較低的一類,處于會議市場的底層。有些機構為了獲取利潤,臨時拼湊出一個會議來,等到參會者投訴的時候,它們或許就不見了。這類會議的特點有:主辦機構或承辦機構缺乏深厚的行業或專業背景,它們臨時拼湊主題、議題,找幾個行業專家,就可以開會了。而且,這類會議明顯缺乏連續性,也不可能有什么專業的運營管理及服務。不過好消息是,隨著中國會議市場的逐步完善,這類會議正在不斷減少。

03、新創性會議
  這類會議與市場上已有的品牌關系不大,可從會議策劃及運營管理的關鍵指標看,它們又具備了“品牌會議”的潛質。之所以把這類會議列為一個類別,主要是因為中國會議市場正處于快速發展期,品牌會議體系還沒有構建完成,很多領域會議品牌的空白還有待于填補。這就給了那些有志于創建會議品牌的機構和個人提供了一個良好的機遇。這類會議雖然創立的時間不長,但“品牌味兒”十足,你從會議的外在信息就可以發現這一點。到了會議現場,你的感覺也不錯,會議效果在某些方面還能超出你的預期。不過,這類會議在運營管理及服務方面還需要一個完善的過程。

  除了從以上角度去分析之外,我們還可以從一些關鍵指標上對會議做出判斷:

01、會議的外在信息
  所謂的外在信息,就是會議組織者為了吸引參會者、贊助商等而有意釋放的信息。這些信息包括:主辦機構及承辦機構、會議舉辦屆數、往屆信息、嘉賓、贊助商等,以及會議邀請函的設計效果、行文規范程度、會議總體安排等。一般而言,對于下列情況保持警覺:一是沒有知名機構參與主辦、承辦;二是所謂“首屆”;三是邀請函設計粗糙、行文不規范(包括隨意承諾等)等。

02、會議的定位
  每一個會議都有自己的定位,即該會議要解決的主要問題。從大的方面分析,會議的定位分為會議、展覽、活動三個方面:會議,主要解決學習、討論 、觀點分享、社交、業務或激勵等問題;展覽,主要目的是幫助達成交易,因而必須有供應商和買家兩類參會群體和相應的對接模式;所謂活動,就是大家一起來完成某件事情,或達到某個目的。比如演出、洽談、體育、競賽、拓展、考察、旅游等。一般而言,只有大型會議(包括年會等)才有可能建立囊括以上三種類別的綜合性平臺,而一般中小型會議只著重解決其中一個或少量問題,比如培訓會、研討會等。如果一個缺乏成功經驗的中小型行業會議聲稱可以解決一大堆問題,包括一些行業難題(比如產業鏈業務對接等),那就要保持警惕了。

03、會議的內容
  會議內容的優劣是衡量一個會議成功與否的核心指標。一個成功的會議往往會構建一套價值內容體系,主要包括:
  1.大會主題——需要具備連續性和現實相關性兩個條件;
  2.議題——與主題相關,同時又能反映行業關注熱點;
  3.演講人——會議嘉賓一般分為兩個層次,一是重量級嘉賓,主要講一些宏觀主題;二是行業從業者中的優秀人士,主要來做經驗分析、觀點分享、操作培訓等。
  4.研究報告——一個品牌性會議一般都有該領域的研究報告、調研報告、數據分析、案例集、論文選等可以被參會者帶回家的內容。

04、贊助商及合作伙伴
  一個會議的贊助商及合作伙伴名單也是衡量該會議在行業中地位的一個重要標尺。反過來說,如果一個會議的贊助商及合作伙伴都是行業頂級企業,那么這個會議的可信賴程度就會比較高。

05、策劃及運營管理的專業化程度
  總體而言,品牌性會議在策劃及運營管理方面的專業化程度、規范化程度要明顯高于其他會議。會議官網、微站、邀請函、注冊系統、流程控制、活動安排以及工作人員的素質等,都會不同程度地體現出會議組織者的這種能力。

  會議是一個復雜工程,再加上會議的很多考核指標與參會者的主觀體驗有關,所以想用一個簡單標準把所有的會議都套進去不太現實,可通過一些關鍵指標來考察一個會議的品牌化、規范化、專業化程度,倒是一種可行的方式。
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《會議》總第79期

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